Commission Vacances Famille

SEJOURS FAMILLES - GROUPES

La Commission Vacances Familles propose aux salariés de  Gustave Roussy et à ses ayants droit plusieurs types de prestations :

- Séjours « Famille et individuel »

- Séjours  « Groupes »

- Courts Séjours (moyen et long courrier)

- Locations Linéaires et basse saison

- Les chèques vacances

1. REGLES GENERALES

Qui peut s’inscrire sur les activités vacances ?

- L’ouvrant droit

- Les ayants droit

- Les enfants non ayants droit* du couple

- Deux extérieurs. L’ouvrant droit qui inscrit des extérieurs engage sa responsabilité et règle la part des extérieurs au comptant.

Qui peut prétendre à une subvention ?

- L’ouvrant droit

- Les ayants droit

Comment suis-je subventionné ?

La subvention du CSE. est calculée avec votre quotient familial.

- Pour les voyages famille et individuel  le calcul se fait sur un plafond de 60 € par jour et par personne.

- Pour les voyages groupe le calcul se fait sur le coût total du séjour ou sur un plafond défini par les élus (selon le coût du séjour).

Que dois-je faire pour bénéficier d’une subvention ?

- Voyage famille et individuel : faire calculer son Quotient de l'année en cours et déposer un dossier de pré-inscription

- Voyage groupe : remplir un bulletin d’inscription et déposer un chèque d’acompte, avec une pièce d’identité ou passeport  en cours de validité.

Pourquoi déposer un dossier de pré-inscription ?

Le système de pré-inscription permet de maîtriser le budget vacances. Le CSE. ne peut subventionner un voyage qui n’aurait pas été enregistré dans les pré-inscriptions.

2. INSCRIPTIONS FAMILLES ET INDIVIDUELLES

Quand déposer mon dossier de pré-inscription ?

Les pré-inscriptions sont divisées en trois périodes : Hiver/Printemps, Printemps/Eté, Automne/Hiver.

A titre indicatif les périodes de pré-inscriptions et de confirmations sont les suivantes :

Quels sont les documents à fournir pour le dépôt d’une pré-inscription ?

• Le formulaire de pré-inscription du CSE

• et l’avis d’imposition de l’année N -1

Comment se déroule le traitement de mon dossier de pré-inscription ?

1ère étape : L’ouvrant droit dépose son dossier aux dates fixées par le CSE.

2ème étape : Le CSE traite toutes les demandes. En cas de dépassement de budget il procède à une sélection.

3ème étape : L’ouvrant droit sera informé de l’acceptation, ou de la mise en attente ou du refus de son dossier.

Quels sont les critères de sélection ?

1ème critère : cumul des points de l’année N-1 et N-2

2ème critère :          points de l’année N-1

3ème critère :          points de l’année N-2

4ème critère :          en cas d’égalité, points de l’année N-3

5ème critère :         quotient de l’année en cours (dans l’ordre décroissant de 60 % à 10 %).

Le CSE. me décomptera-t-il des jours de subvention si je suis accepté ?

Oui, selon la durée du séjour, il vous sera décompté autant de jours.

3. RESERVATION

Ai-je le choix du prestataire ?

Oui, parmi les brochures des prestataires retenus par le CSE.

Qui fait la réservation ?

Toutes les réservations sont faites par le CSE.

Situation particulière : les réservations gîtes de France, Abritel sont faites par l’ouvrant droit. Le contrat doit être envoyé au CSE. qui verse directement l’acompte  au prestataire.

de plus Depuis 2020, le salarie peut regler sur le site d'abritel l'acompte et le solde de sa location, le cse lui rembourse le montant d ela subvention a son retour de vacances.

Que se passe t-il si je réserve directement auprès d’un prestataire ?

Le CSE  ne vous subventionnera pas.

Quand doit-on procéder à la réservation ?

A réception du courrier du CSE. et selon les modalités indiquées.

Est-ce que je peux demander au CSE de réserver mes vacances avant la confirmation de prise en charge ?

Oui, une lettre d’engagement du règlement total de la facture vous sera demandée au cas où votre dossier ne serait pas retenu.

Quelles sont les prestations subventionnées par le CSE. ?

Le CSE subventionne :

- Les séjours  sur catalogue (hôtels, gîtes, location, camping) – 3 jours minimum

- Les trajets (avion, train, bateau) pour un week-end de 3 jours à raison de 2 week-end dans l'année

- Les taxes : aéroports, portuaires  

- Pension et demi-pension sur logement locatif

Quelles sont les prestations non subventionnées par le CSE ?

Le CSE. ne subventionne pas (sauf si inclus dans le séjour) :

- les frais bancaires

- les assurances

- les frais de dossier ou d’adhésion

- les taxes de séjour

- les locations de véhicule

- les garderies d’enfants

- les transferts

- les stages sportifs ou autres

- les frais de modification et d’annulation.

- les remontées mécaniques

Qui s’occupe des formalités pour les départs à l’étranger ?

Il est de la responsabilité de l’ouvrant droit de contacter, l’ambassade du pays concerné afin de connaître les formalités nécessaires.

Avec certains prestataires, vous avez la possibilité de réserver en direct sans l’intermédiaire du CSE avec un code partenaire qui vous permettra de bénéficier d'une réduction sur votre séjour (réduction négociée avec le CSE). Ce type de réservation ne permet pas de subvention du CSE.

4. MODIFICATION

Comment faire pour apporter des modifications à ma réservation ?

Toute modification doit être justifiée par écrit au CSE., qui contactera le prestataire.

Doit-on régler des frais de modification ?

Dans la plupart des cas, des frais de modifications vous seront imputés (sans subvention), ils varieront d’un prestataire à l’autre.

Sont-ce les seuls frais que je devrai régler ?

Au delà de la 2ème modification sur un même dossier le CSE sera amené à facturer des frais  d’un montant de 20 € par modification (sans subvention).

5. RESPONSABILITE

Que se passe-t-il en cas de litige avec le prestataire choisi ?

Le CSE ne peut être tenu pour responsable (financièrement et juridiquement) du non-respect éventuel d’un contrat ou de la négligence d’un prestataire.

Le CSE peut-il m’apporter une aide en cas de litige ?

Il vous sera demandé un courrier explicatif concernant le litige afin que l’on puisse intervenir auprès du prestataire.

6. ANNULATION DU SEJOUR

Comment doit-on procéder pour annuler son séjour ?

Il faut envoyer ou déposer un courrier au CSE.

Que se passe-t-il si je me désiste au moment des pré-inscriptions ?

Le CSE enregistre votre annulation et ne compte pas de frais.

Le CSE subventionne-t-il les frais d’annulation ?

Non. Les frais d’annulation sont totalement à votre charge, quel que soit le motif de l’annulation.

Si j’annule pour un motif réel et sérieux, peut-on faire intervenir l’assurance annulation ?

Oui, si vous l’avez souscrit au moment de la réservation. Si elle est justifiée dans les 5 jours suivant l’événement (exemple : certificat médical, certificat d’hospitalisation etc.)

Quel est le montant des frais d’annulation ?

Les frais d’annulation sont variables d’un prestataire à l’autre. Avant toute inscription, il vous appartient de prendre connaissance des conditions générales de ventes du prestataire choisi.

Que se passe-t-il si je n’ai pas fourni de documents dans les délais ?

L’assurance ne vous prendra pas en charge et la totalité des frais vous sera facturée sans subvention.

7. LOCATION LINEAIRE HIVERS/PRINTEMPS

Qu’est-ce le linaire ?

Des locations d’appartement à la montagne.

12 semaines à des tarifs préférentiels auxquels vous déduisez votre quotient.

Quand peut-on s’inscrire sur le linéaire ?

Au moment de la parution du catalogue et selon la date butoir fixée par le CSE., et après la clôture en fonction des disponibilités.

Que se passe-t-il s’il y a plus d’inscrits que de places disponibles ?

Le C.E. procède à une sélection, dont les critères sont les suivants :

1er critère : n’a pas participé à un groupe depuis 3 ans

2ème critère : cumul des points N-1 et N-2

3ème critère : points de l’année N-1

4ème critère : points de l’année N-2

5ème critère : en cas d’égalité, points de l’année N-3

6ème critère : quotient le plus élevé de l’année en cours.

Le CSE me décomptera-t-il des jours de subvention si je suis accepté ?

Oui, selon la durée du séjour, il vous sera décompté autant de jours.

8. ANNULATION LOCATION LINEAIRE

Même condition que « l’Annulation du Séjour » chapitre 6

Et si j’annule après la clôture des inscriptions ?

Si votre dossier a été confirmé comme participant à un voyage, le CSE vous facturera 20 € par personne inscrite.

9. SEJOURS GROUPES

Quand peut-on s’inscrire sur les séjours groupes ?

Au moment de la parution du catalogue et selon la date butoir fixée par le CSE.

Comment sont financés les séjours groupes ?

La subvention est calculée sur le prix de revient prestataire sur lequel s’applique le Quotient.

 Sur un plafond défini par les élus, selon le coût du séjour.

Sur un tarif diminué d’une participation du CSE.

Que se passe-t-il s’il y a plus d’inscrits que de places disponibles ?

Le C.E. procède à une sélection, dont les critères sont les suivants :

1er critère : n’a pas participé à un groupe depuis 3 ans

2ème critère : cumul des points N-1 et N-2

3ème critère : points de l’année N-1

4ème critère : points de l’année N-2

5ème critère : en cas d’égalité, points de l’année N-3

6ème critère : quotient le plus élevé de l’année en cours.

Si je ne suis pas sélectionné, mon inscription est-elle encore valable ?

Oui, la demande est mise en liste d’attente et en cas de désistement vous pouvez être contacté.

Le CSE me décomptera-t-il des jours de subvention si je suis accepté ?

Oui, selon la durée du séjour, il vous sera décompté autant de jours.

10. ANNULATION SEJOURS GROUPES

Comment doit-on procéder pour annuler son séjour ?

Il faut envoyer ou déposer un courrier au CSE.

Que se passe-t-il si je me désiste au moment des inscriptions ?

Le CSE enregistre votre annulation et ne compte pas de frais.

Et si j’annule après la clôture des inscriptions ?

Si votre dossier a été confirmé comme participant à un voyage, le CSE. vous facturera 20 € par personne inscrite.

Sont-ce les seuls frais que j’aurai ?

Les conditions de vente du prestataire seront appliquées.

Si j’annule pour un motif réel et sérieux, peut-on faire intervenir l’assurance annulation ?

Oui, si vous l’avez souscrit au moment de la réservation. Si elle est justifiée dans les 5 jours suivant l’événement (exemple : certificat médical, certificat d’hospitalisation etc.)

Que se passe-t-il si je n’ai pas fourni de documents dans les délais ?

L’assurance ne vous prendra pas en charge et la totalité des frais vous sera facturée sans subvention.